Tämä on Surefied Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 09.08.2023. Viimeisin muutos 01.05.2026.
1. Rekisterinpitäjä
Surefied Oy
Y-tunnus: 3338607-7
Postiosoite: Jaakonkatu 2, 01620 Vantaa
Sähköposti: info(at)surefied.fi
Puh. 041 310 5524
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Miika Koivisto,
miika.koivisto(at)surefied.fi
Puh. 041 310 5524
3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisiin oikeusperusteisiin:
- Suostumus, kun rekisteröity on antanut siihen nimenomaisen suostumuksen
- Sopimus tai sopimusta edeltävät toimenpiteet
- Rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, joka perustuu asialliseen yhteyteen (esim. asiakas- tai yhteistyösuhde)
Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:
A) Asiakas- ja yhteistyösuhteet
- asiakassuhteen hallinta ja ylläpito
- palveluiden toimittaminen
- sopimus- ja laskutussuhteiden hoitaminen
- asiakasviestintä
Oikeusperuste: sopimus, lakisääteinen velvoite (esim. kirjanpito), oikeutettu etu
B) Koulutukset ja tapahtumat
- koulutuksiin ja tapahtumiin ilmoittautuminen ja osallistuminen
- koulutusten toteuttaminen ja todentaminen
- viestintä osallistujien kanssa
Oikeusperuste: sopimus, lakisääteinen velvoite, oikeutettu etu
C) Digitaaliset kyselyt, pelit ja liidilomakkeet (esimerkiksi päätöksentekoa, resilienssiä tai toimintakykyä koskevat arvioinnit)
Näiden yhteydessä kerättyjä henkilötietoja käytetään ainoastaan:
- vastaajan pyytämän keskustelun käynnistämiseen
- yhteydenottoon vastaajan aloitteesta
Tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin, eikä vastaajaa lisätä markkinointilistalle ilman erillistä, nimenomaista suostumusta.
Oikeusperuste: rekisteröidyn pyyntö / sopimusta edeltävät toimenpiteet, oikeutettu etu
D) Verkkosivujen käyttö ja viestintä
verkkosivujen tekninen toimivuus ja tietoturva
sivuston käytön yleisluonteinen tilastointi
yhteydenottoihin vastaaminen
Oikeusperuste: oikeutettu etu
Evästeet: muiden kuin välttämättömien evästeiden (esim. analytiikka) osalta käsittely perustuu suostumukseen silloin, kun se on sovellettavan sääntelyn mukaan tarpeen.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon eikä GDPR:n tarkoittamaan profilointiin. Digitaalisten pelien tuloksia käytetään ainoastaan vastaajalle annettavaan palautteeseen ja keskustelun pohjaksi.
4. Rekisterin tietosisältö
Henkilötietoja käsitellään käyttötarkoituksen mukaan ja vain siltä osin kuin ne ovat kyseisessä yhteydessä tarpeellisia.
A) Asiakas- ja yhteistyösuhteet
- henkilön nimi
- yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, postiosoite)
- yritys tai organisaatio, y-tunnus
- tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
- laskutus- ja sopimustiedot
- muut asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot
B) Koulutukset ja tapahtumat
- henkilön nimi
- yhteystiedot
- yritys tai organisaatio
- tieto siitä, miten henkilö on löytänyt Surefiedin palvelut
- henkilötunnus vain (lakisääteisissä) koulutuksissa, joissa se on välttämätöntä osallistujan tunnistamiseksi ja todentamiseksi
C) Digitaaliset kyselyt, pelit ja liidilomakkeet
- etunimi
- yrityksen nimi
- sähköpostiosoite
- vastaajan valitsemat kiinnostuksen kohteet
Muita henkilötietoja ei kerätä tämän käyttötarkoituksen yhteydessä.
5. Evästeet ja tekniset tiedot
A) Verkkosivut
Surefied Oy käyttää verkkosivuillaan sivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä ja teknisiä tietoja, kuten istunto- ja selaintietoja sekä IP-osoitteita.
Näitä tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella seuraaviin tarkoituksiin:
- verkkosivuston tietoturvan varmistaminen
- palvelun tekninen toimivuus
- verkkosivuston käytön yleisluonteinen seuranta ja kehittäminen
Välttämättömät evästeet ovat tarpeen sivuston perustoiminnallisuuksien mahdollistamiseksi. Muiden kuin välttämättömien evästeiden (esim. analytiikka) osalta pyydetään tarvittaessa erillinen suostumus.
Käyttäjä voi hallita evästeiden käyttöä myös selaimensa asetusten kautta.
B) Digitaaliset kyselyt, pelit ja liidilomakkeet
Digitaalisten kyselyiden, pelien ja liidilomakkeiden yhteydessä Surefied Oy ei aseta omia evästeitä eikä käytä vastaajien tietoja seurantaan tai markkinointiin.
Pelin teknisestä toteutuksesta vastaa käytetty palvelualusta, joka voi käsitellä teknisiä tietoja oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. Surefied Oy käsittelee pelin yhteydessä ainoastaan ne henkilötiedot, jotka vastaaja itse antaa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään muun muassa:
- verkkosivujen lomakkeista
- digitaalisista kyselyistä ja peleistä
- sähköpostitse ja puhelimitse
- asiakastapaamisista
- koulutusten ja tapahtumien yhteydessä
Yritysten ja organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Surefied Oy käyttää tarvittaessa luotettuja palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyssä. Näiden kanssa on tehty tietojenkäsittelysopimukset.
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli siirto olisi tarpeen, siitä huolehditaan GDPR:n edellyttämillä suojatoimilla ja rekisteröidyn oikeudet turvataan asianmukaisesti.
8. Henkilötietojen säilytysajat
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi tai lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Säilytysajat määritellään käsittelyn käyttötarkoituksen ja tietoryhmän mukaan.
A) Digitaaliset kyselyt, pelit ja liidilomakkeet
Digitaalisten kyselyiden, pelien ja liidilomakkeiden kautta kerättyjä tietoja säilytetään enintään 6 kuukauden ajan, ellei tietojen perusteella synny asiakas-, yhteistyö- tai muu asiallinen suhde. Tämän jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.
B) Asiakas- ja koulutussuhteet
Asiakassuhteisiin ja koulutuksiin liittyvien henkilötietojen säilytysajat määräytyvät asiakassuhteen, sopimusten sekä lakisääteisten velvoitteiden perusteella.
Henkilötietoryhmät ja säilytysajat
- Tuntemistiedot (asiakassuhteen ylläpito)
- Säilytetään viisi (5) vuotta asiakassuhteen päättymisestä.
- Tuntemistiedot (koulutukset)
- Säilytetään 18 kuukautta asiakassuhteen tai koulutuksen päättymisestä, ellei lainsäädäntö edellytä pidempää säilytystä.
- Suostumukset, luvat ja kiellot
- Säilytetään suostumuksen, luvan tai kiellon sisällön mukaisesti. Esimerkiksi sähköistä suoramarkkinointia koskeva kielto säilytetään toistaiseksi, jotta kieltoa voidaan noudattaa.
- Evästeiden ja muiden vastaavien teknisten tunnisteiden avulla kerätyt tiedot
- Säilytysajat vaihtelevat käyttötarkoituksen mukaan ja liittyvät pääsääntöisesti verkkosivulla vierailuun ja voimassa olevaan istuntoon.
- Viestien tallenteet
- Säilytetään lähtökohtaisesti viisi (5) vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Mikäli viesti liittyy tiettyyn sopimukseen, tallennetta voidaan säilyttää pidempään sopimukseen liittyvien säilytysvelvoitteiden mukaisesti.
- Asiakastapahtumatiedot
- Säilytetään lähtökohtaisesti viisi (5) vuotta asiakassuhteen päättymisestä.
- Työnhakuun liittyvät tiedot
- Säilytetään 18 kuukautta työhakemuksen jättämisestä, ellei hakija anna suostumusta pidempään säilytykseen.
9. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko
Tietoja ei käytetä profilointiin eikä automaattiseen päätöksentekoon GDPR:n tarkoittamalla tavalla.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Rekisteritietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Henkilötietojen fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asianmukaisesti.
11. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- tarkistaa itseään koskevat henkilötiedot
-
pyytää virheellisten tietojen oikaisua tai tietojen poistamista
-
rajoittaa tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä
-
peruuttaa antamansa suostumus
-
vastustaa suoramarkkinointia
-
saada henkilötietonsa siirretyksi järjestelmästä toiseen, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja käsittely on automatisoitua
Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään kirjallisesti tässä selosteessa kohdissa 1 ja 2 mainituilla yhteystiedoilla. Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä todentamaan henkilöllisyytensä. Pyyntöihin vastataan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämässä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”) sekä muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. Pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle kirjallisesti.